Tem je mailbox na je vakantie met 11 slimme tips

Nu weet je het wel zeker: je wil nooit meer op vakantie omdat je mailbox nu zowat op ontploffen staat, en omdat je alleen maar een pak stress hebt van het vele werk dat zich na je vakantie opgestapeld heeft!

Het is wellicht een schamele troost, maar je bent niet de enige voor wie dit een bron van stress en ergernis is. Uit onderzoek blijkt dat we het verwerken van een overvolle mailbox als dé grootste ergernis zien bij terugkeer op het werk na de vakantie.

Zonder (e-mail-)stress terug uit vakantie

Om voortaan zonder stress weer aan het werk te gaan, zijn een degelijke voorbereiding, strakke planning en goede afspraken essentieel – daar had ik het eerder al over in mijn blogpost ‘Zonder werkstress op vakantie in 10 tips’.

En ja, de gedachte aan een overvolle mailbox kan je heel wat stress bezorgen, voor, tijdens en vooral ook na je vakantie. Toch kun je dat ‘onding’ snel en grondig onder handen nemen, àls je het slim aanpakt.

Ga stap voor stap te werk en laat je niet opjagen. En laat je leiden door de adviezen van Sara Van Wesenbeeck om je mailbox snel en efficiënt te temmen:

TIP 1 – Bereid je mailbox voor je vakantie voor

Wie slim is, heeft zijn mailbox voor zijn vertrek al op de vakantie voorbereid. Zo heb je bij je terugkeer een pak minder mails te verwerken.

Enkele tips:

• Geef je inbox een opschoonbeurt voor je vakantie.
• Maak een vakantie-inbox aan waarin je e-mails tijdens je vakantie automatisch terechtkomen. Lees en behandel na je vakantie alleen de e-mails die in je vakantie-inbox staan.
• Machtig een collega om je e-mails tijdens je vakantie te behandelen.
• Verstuur voor je met vakantie vertrekt zo weinig mogelijk mails, dan zul je er tijdens je vakantie ook minder ontvangen.

TIP 2 – Laat je afwezigheidassistent voor je werken

Laat je afwezigheidsassistent nog een paar dagen aan staan, zo zul je de eerste dagen minder mails ontvangen.

TIP 3 – Focus op het behandelen van e-mails

Voorzie tijd om exclusief met het behandelen van je e-mails bezig te kunnen zijn. Reserveer de eerste dag na je vakantie om je mails door te nemen. Zo geef je jezelf tijd en ruimte om je e-mails snel en efficiënt te behandelen. Houd deze dag voor je vakantie al vrij in je agenda.

TIP 4 – Behandel ‘cc’ later

Alle e-mails die jou in cc toegestuurd zijn, zet je in een aparte map – die kun je later lezen, want je hoeft er toch niet meteen mee aan de slag. De meeste van deze mails kun je trouwens snel doornemen en verwijderen.

TIP 5 – Delete naar hartenlust

Verwijder meteen alle berichten die niet dringend of belangrijk zijn en die je – zonder nadenken en/of zonder te openen – kunt verwijderen: spam, statusberichten, nieuwsbrieven (waarvoor je geen tijd hebt om ze te lezen), Twitteralerts en noem maar op.

TIP 6 – Verwerk je e-mails snel en slim

Groepeer je e-mails eerst op onderwerp, dan kun je de spam en andere vreemde berichten er al uit verwijderen. Groepeer ze vervolgens op alfabet, zo zie je in één oogopslag wie je wat gestuurd heeft gestuurd en kun je snel beslissen welke mails je eerst doorneemt.

TIP 7 – Behandel de recentste e-mails eerst

Behandel de recentste e-mails eerst. De kans is groot dat ze alle informatie bevatten die je nodig hebt.

TIP 8 – Open elke e-mail slechts één keer

Open elke e-mail slechts één keer en beslis meteen wat je ermee gaat doen: verwijderen, archiveren, meteen beantwoorden, op je to do-lijst plaatsen, in je agenda noteren…

TIP 9 – Pak eerst aan wat je in minder dan een minuut kunt afhandelen

Alle mails die je in minder dan een minuut kunt afhandelen, pak je eerst aan.

TIP 10 – Werk met een to do-lijst

De e-mails die meer tijd vragen, noteer je op je to do-lijst. Je kunt ze later gegroepeerd behandelen – maak daar nu al tijd voor vrij in je agenda.

TIP 11 – Of pak het eens helemaal anders aan…

Of pak het dit jaar eens helemaal anders aan: noteer de namen van de klanten en collega’s die je tijdens je vakantie een e-mail hebben gestuurd en bel hen even op in plaats van je door alle e-mails heen te ploeteren. Je legt meteen weer contact en hebt snel alle informatie en details die je nodig hebt.

En als je je telefoontjes staand pleegt, zullen de gesprekken bovendien niet onnodig uitlopen en win je dus nog meer tijd ;-).