We brengen met z’n allen meer tijd dan ooit door in de digitale wereld. De digitale ‘boom’ brengt vele voordelen, maar in mijn coachingspraktijk zie ik ook de keerzijde van de medaille: digitaal gaan heeft een grote impact op de organisatie van ons leven en werk.
Het grote aanbod en de oneindige en vaak niet-gestructureerde ‘ontdekkingstocht’ in de digitale wereld, neemt vooral een flinke hap uit onze tijd. Dat stuurt ons tijd- en selfmanagement én dus ons leven danig in de war.
Nieuw evenwicht
Nu we meer dan ooit samenkomen op sociale netwerken en we onze computers en smartphones en de cloud volstouwen met informatie, groeit ook de nood om orde op zaken te stellen in onze digitale wereld. Want geef toe, je digitale leven kàn een echt rommeltje zijn, met heel wat tijdverlies, frustraties en stress tot gevolg.
Ga op zoek naar een nieuw evenwicht tussen je online en offline activiteiten en dat vraagt ook om een nieuwe aanpak van je time- management.
8 tips voor meer digitale orde
Deze 8 tips helpen je alvast een flink eind op weg:
TIP 1 – Geef de digitale verleiders geen kans
Waak erover dat je je tijdens je werkdag op je werk concentreert. Kun je echter moeilijk of niet weerstaan aan de digitale afleidingen, dan is de kans groot dat je nog aan het werk bent op momenten dat je je eigenlijk moet ontspannen. Dat komt je werk en je gezinsleven niet ten goede en het is een vicieuze cirkel die je veel stress geeft.
‘Internetten’ of ‘Facebooken’ doe je dus bij voorkeur in je vrije tijd; op je werkplek doe je het alleen indien nodig. Of schakel je digitale tools af en toe uit en ga in de plaats daarvan iets (ander) leuks doen.
TIP 2 – Verschalk je online tijdvreters met slim timemanagement
Internet, e-mail en gsm zijn echte tijdvreters. Vaak zit je online (kostbare) tijd te verliezen, op momenten waarop je eigenlijk productief zou moeten zijn.
Zulke niet-geplande (soms lange) onderbrekingen leiden tot ineffectieve, ongerichte en onproductieve werkzaamheden. En een pak onnodige stress.
Een paar tips om daar iets aan te doen:
- Baken vooraf de tijd af die je op het internet wilt doorbrengen en houd je eraan.
- (Een iets té fanatieke) Facebook-fan? Spreek met jezelf af dat je op één vast tijdstip op de dag inlogt en dat bijvoorbeeld gedurende maximaal een half uur.
- E-mailen, inloggen op je favoriete nieuwssite, ‘Facebooken’, chatten… doe je op momenten waarop je energiepeil lager is, dus niet aan het begin van je (werk)dag.
TIP 3 – Plan en groepeer
Groepeer zoveel mogelijk je digitale activiteiten. Leg de tijdsblokken waarop je online wilt gaan, vast in je agenda. Het zal je meer tijd, efficiëntie én plezier opleveren dan voortdurend te zitten switchen tussen je online en offline bezigheden.
TIP 4 – Houd de vinger aan de (digitale) pols en organiseer je online activiteiten
Ben je actief op verschillende sociale netwerken, het overzicht kwijt en kruipt er wel erg veel tijd in het doorsturen van berichten? Organiseer je online activiteiten en ga bijvoorbeeld op zoek naar een tool van waaruit je alles makkelijk kunt beheren en met één druk op de knop je informatie, foto’s, beeld en klank kunt delen met al je contacten op je sociale netwerken.
TIP 5 – Stel orde op zaken in je PC
Ook je PC(s) en laptop(s) kunnen hoogst waarschijnlijk een flinke opruimbeurt gebruiken. Ga op dezelfde manier te werk als bij het opruimen van je werkplek.
Creëer een overzichtelijk bureaublad: verwijder de onnodige shortcuts. Bekijk je mappen: heb je een overzichtelijke mappenstructuur, welke mappen kun je verwijderen? Schoon je documenten op: alle kladjes kunnen in de prullenbak. Maak een backup (voor wie nog niet in de cloud werkt).
TIP 6 – Organiseer je mailbox en e-mails en leer er efficiënt mee om te gaan
E-mailen is veruit één van de grootste tijdvreters en bronnen van frustratie in ons online leven; pak het voortaan slim aan.
Een spoedcursus:
- Leer werken met een lege inbox.
- Zorg voor een overzichtelijke mappenstructuur.
- Zet het geluid en de pop-upvensters voor de inkomende mail af.
- Win veel tijd door je mails gegroepeerd, 2 keer per dag te behandelen.
- Lees je mails niet bij het begin van de dag maar op een moment waarop je energiepeil wat lager is.
TIP 7 – Geef ook je mobieltje een opschoonbeurt
Gsm of smartphone: zorg ook hier voor overzicht en structuur. Verwijder alle onnodige berichten en contacten. Orden je foto’s, muziek, bestanden… Herhaal dit regelmatig, bijvoorbeeld tijdens zogenoemde ‘verloren’ tijd: terwijl je wacht bij een klant, in de wachtkamer van de dokter, in de auto aan de schoolpoort van je kinderen…
TIP 8 – Balanceren op het (digitale) koord, het loont
Bedenk dat je computer, smartphone en allerlei online tools en diensten er zijn om voor jou te ‘werken’, om je leven te vereenvoudigen en te vergemakkelijken en je efficiëntie en productiviteit te verhogen. Niet om nog meer wanorde, rommel en stress te creëren.
Neem dus niet te veel hooi op je vork. Waak over je tijd en zoek een gezond evenwicht tussen je offline en online activiteiten.
Dat brengt je alleen maar voordelen: minder stress, meer overzicht en evenwicht, meer tijd voor je dierbaren en de leuke dingen van het leven!
